« Print management » peut renvoyer à deux activités très différentes : la gestion du parc d’imprimantes de votre organisation, ou le pilotage de la production de vos imprimés de communication. Selon le sens que vous avez en tête, vous ne cherchez ni le même service ni les mêmes prestataires. Pour une équipe marketing, communication ou achats, confondre les deux fait chercher au mauvais endroit — et retarde une décision souvent justifiée.
Côté supports de communication, le print management est l’activité des agences qui pilotent les achats et la production d’imprimés. Mayence, par exemple, le propose comme un service print management à part entière pour les marques et les enseignes. C’est ce sens qui concerne généralement les directions marketing et achats. Il faut néanmoins le distinguer nettement de l’autre, car l’homonymie crée une confusion récurrente.
Qu’est-ce que le print management côté marketing et achats ?
Dans le langage des marques et des enseignes, le print management désigne la coordination de la production d’imprimés de communication et des achats associés : supports imprimés (PLV, brochures, catalogues, packaging, signalétique), prépresse, fabrication, contrôles qualité, stockage et distribution. L’objectif est de piloter l’ensemble de la chaîne graphique avec un interlocuteur unique, plutôt que de coordonner soi-même une multitude d’imprimeurs et de prestataires.
Ce pilotage couvre plusieurs volets, qui varient selon le prestataire :
- le conseil sur le choix des supports, formats, matières et techniques ;
- le sourcing et la négociation des achats auprès des fabricants ;
- le suivi de la production, du devis au bon à tirer (BAT) jusqu’à la livraison ;
- l’optimisation des coûts, des tirages et des stocks ;
- le contrôle de la qualité et de la cohérence graphique ;
- le stockage et le déploiement vers les points de vente.
Il ne s’agit pas d’une simple imprimerie : l’agence de print management ne fabrique pas forcément elle-même ; elle organise, coordonne et contrôle une production qui peut mobiliser plusieurs fabricants. On est ici dans le registre des supports de communication destinés à vos clients et à votre image de marque.
Qu’est-ce que le Managed Print Services (MPS) ?
Le Managed Print Services (MPS) désigne, lui, la gestion externalisée du parc d’imprimantes et de l’impression bureautique d’une organisation : flotte de copieurs et d’imprimantes, fournitures et consommables, maintenance, suivi des volumes, rationalisation des appareils et sécurisation des impressions. La définition couramment retenue par les acteurs du secteur le présente comme « comprendre, optimiser et gérer ses besoins d’impression et de documents » — c’est-à-dire, en pratique, des impressions internes de bureautique.
Le MPS concerne typiquement la direction des systèmes d’information (DSI) ou les fonctions support, qui veulent réduire les coûts et fiabiliser un parc de machines. Il n’a rien à voir, sauf le mot « impression », avec la production d’imprimés de marketing destinés au marché.
Pour résumer la différence : d’un côté on pilote des machines et des documents internes ; de l’autre, on pilote des supports de communication et leurs fabricants.
Qui fait quoi : imprimeur, courtier, centrale d’achat, régie, agence de pilotage ?
Le champ est encombré de termes proches qui ne sont pas synonymes. Le tableau ci-dessous les situe, avec une réserve : la terminologie varie d’un acteur à l’autre.
| Intervenant | Rôle principal |
|---|---|
| Imprimeur | Fabrique les supports ; intervient sur une production, pas sur l’ensemble de vos achats |
| Courtier / intermédiaire | Met en relation et négocie des prix, sans prendre en charge la conception ni la coordination |
| Centrale d’achat | Regroupe des volumes pour obtenir des tarifs, souvent sur des segments précis |
| Régie | Gère des espaces ou des insertions publicitaires ; distinct de la production d’imprimés |
| Agence de print management | Coordonne conception, achats, production, qualité et logistique sur l’ensemble de votre dispositif |
Ce tableau simplifie une réalité plus nuancée : beaucoup d’acteurs combinent plusieurs rôles, et les périmètres varient d’un prestataire à l’autre. L’important n’est pas le nom exact, mais ce que prend réellement en charge l’interlocuteur : fabriquer, négocier, coordonner, ou piloter de bout en bout.
Comment savoir quel « print management » vous concerne ?
Trois questions suffisent le plus souvent à lever l’ambiguïté :
- Qu’avez-vous besoin de piloter : des machines et des impressions internes, ou des supports de communication ?
- Qui porte la demande : la DSI et les fonctions support, ou bien le marketing, la communication et les achats ?
- Quel est le livrable attendu : des volumes d’impression maîtrisés, ou des campagnes de supports cohérentes et déployées ?
Si vous répondez « supports de communication, marketing et achats », vous êtes dans le champ du print management et vous cherchez un prestataire de pilotage de la production imprimée. Si vous répondez « machines et documents internes », vous êtes dans le champ du MPS. Les deux démarches se distinguent aussi par leurs critères de choix : orientés machines et coûts de parc pour le MPS, orientés qualité, délais et image de marque pour le print management marketing.
Ce qu’il faut retenir
- « Print management » a deux sens distincts : piloter des imprimés de communication (marketing, achats) ou gérer le parc d’imprimantes (MPS).
- Côté marketing, il s’agit de coordonner toute la chaîne graphique — conseil, achats, production, qualité, logistique — avec un interlocuteur unique.
- Côté MPS, il s’agit de gérer une flotte de machines et l’impression bureautique, un sujet de DSI.
- Le même mot recouvre des services et des métiers différents : précisez toujours de quel « print management » il est question.
- Pour trancher, identifiez d’abord ce que vous cherchez à piloter : des machines, ou des supports de communication.
Pour aller plus loin
- Qu’est-ce que le print management et où intervient-il dans la chaîne graphique ? — la définition en profondeur du métier.
- Choisir le modèle et les critères d’un prestataire print — pour avancer sur la sélection.
- Combien coûte le print management et quels gains attendre ? — la dimension économique.
- Découvrir le service print management de Mayence.